Europa verplicht de Europese publieke instellingen om facturen afkomstig van overheden (en bedrijven) tegen 17/04/2020  in een elektronisch formaat te kunnen ontvangen.  Aangezien elke organisatie die de regelgeving overheidsopdrachten moet naleven, gevat is door deze richtlijn, moeten ook ziekenhuizen e-facturen aanvaarden en verwerken.

Maar u hoeft elektronische facturatie niet als de zoveelste verplichting te zien. Deze verplichting brengt vooral veel opportuniteiten met zich mee!​ Door uw organisatie klaar te maken om facturen elektronisch te ontvangen en te verzenden, kan u grote delen van uw facturatieflow automatiseren. Zo optimaliseert u de achterliggende processen. Uw facturen worden sneller verwerkt, er zijn ingebakken kwaliteitscontroles in het proces en u bespaart veel tijd! Kortom: u boekt efficiëntiewinst en werkt kostenbesparend.

Primeur 

AZ Turnhout werkt al jaren met de boekhoudsoftware van Infohos Solutions. Zij stapten nu als eerste ziekenhuis volledig over op e-invoicing en dit zowel voor inkomende als uitgaande facturen.

Hiervoor werd samengewerkt met Arco. Zij zorgen ervoor dat inkomende facturen, ongeacht de standaard van de leverancier, geïmporteerd kunnen worden in de boekhoudsoftware van Infohos Solutions. Zo kan het ziekenhuis alle inkomende facturen verwerken, ongeacht of de leverancier gebruik maakte van bv. de Peppol of de Basware standaard. Aan de kant van de uitgaande zijde doet de Arcokoppeling de omgekeerde beweging: het ziekenhuis maakt facturen elektronisch op. De Arcokoppeling zorgt ervoor dat de factuur 'vertaald' wordt naar de standaard van de ontvanger. 

"Onze boekhouding moet jaarlijks 50.000 facturen verwerken" vertelt Guy Tormans, administratief en financieel directeur van AZ Turnhout. "Ik hoef u niet te vertellen hoeveel werk dit met zich meebrengt. We ervaren vooral op vlak van inkomende facturen een enorme efficiëntiewinst. De facturen die we bv. binnenkrijgen van onze farmaleveranciers, en dat zijn er als ziekenhuis een pak, kunnen we automatisch gaan verwerken. Wij hoeven ook geen rekening te houden met de verschillende standaarden die er zijn om elektronische facturen op te maken. Ongeacht de keuze van standaard van de leverancier zorgen Arco en Infohos Solutions ervoor dat de facturen correct ingelezen worden."

"Bovendien verliep het opzetten van dit proces zeer vlot. De volledige coördinatie van het traject werd gedaan door het BOEK-team van Infohos Solutions. Zij stemden af met Arco en met onze mensen. De impact voor onze eigen IT-dienst van het ziekenhuis was daardoor minimaal. "

E-invoicing is de eerste stap

"Maar Infohos Solutions wil verder gaan" zegt Tine Blomme, Product Manager Boek "Een volgende stap in de digitalisering is het digitaal uitsturen van orders vanuit het pakket Economaat en Apotheek. Ook hier wordt een testtraject opgezet met AZ Turnhout. Het ultieme doel is uiteindelijk dat er een automatische matching gebeurt tussen het order en de factuur, waarbij een automatisch boekingsvoorstel wordt gedaan. Dit zal gebeuren op basis van de UBL 2.1 standaard. Hier is het echter cruciaal dat alle betrokken actoren de bestelbonnen en facturen tot in de details op de correcte manier invullen."

De komende maanden zullen ook een aantal andere ziekenhuizen de overstap maken naar e-invoicing. Ziekenhuizen zoals AZ Sint-Jan Brugge-Oostende, OPZC Rekem, AZ Delta en AZ Vesalius Tongeren starten binnenkort.