Sinds 1 mei 2019 is er een nieuw wetboek van vennootschappen en verenigingen van kracht. In dit nieuwe wetboek werd de bestaande VZW wet geïntegreerd. Aangezien ziekenhuizen grotendeels onder de rechtspersoonlijkheid van VZW opereren heeft dit heel wat gevolgen. Hieronder zetten we enkele zaken op een rijtje rond de gevolgen voor de boekhouding. Deze oplijsting werd gemaakt op basis van de inzichten van Steven Matheï en zijn boek ‘Nieuwe regels voor VZW’s”.

Nieuwe VZW’s moeten de wetgeving onmiddellijk toepassen. Bestaande VZW’s hebben tot 1 januari 2024 de tijd om zich in regel te stellen. 

In de nieuwe wetgeving wordt onderscheid gemaakt tussen volgende types VZW:

• Categorie I: zeer klein
• Categorie II: klein
• Categorie III: groot
• Micro VZW
• VZW onder specifieke wetgeving

Ziekenhuizen vallen onder VZW met een specifieke wetgeving. Daarom zijn ze o.a. steeds verplicht om een dubbele boekhouding bij te houden.

Boekhoudkundige verplichtingen

Het opmaken van een jaarverslag is een nieuwe verplichting die geldt voor alle VZW’s die onder categorie III vallen (grote VZW’s). In dit verslag moet het bestuursorgaan (de vroegere Raad van Bestuur) rekenschap geven over zijn beleid. Het bestuursorgaan is ook verplicht om een begroting op te maken. Hoe deze opgesteld wordt, mag vrij gekozen worden

De jaarrekening en de inventaris zijn verplicht in te dienen na de goedkeuring van de algemene vergadering. Nieuw is dat leden en bestuursleden die dit wensen kosteloos een kopie kunnen bekomen.

Binnen de 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering wordt de jaarrekening door de bestuurders neergelegd bij de Nationale Bank van België. Bij dit jaarverslag worden volgende zaken toegevoegd:

• Een stuk met de naam en voornaam van de bestuurders en (indien van toepassing) van de commissarissen
• Het verslag van de commissaris (indien van toepassing)
• Het jaarverslag (indien van toepassing)

In de nieuwe wetgeving worden de sancties voor het niet-neerleggen van de jaarrekening verstrengd. Zo is het mogelijk om de VZW gerechtelijk te ontbinden als de jaarrekening 7 maanden na afsluiting van het boekjaar niet is neergelegd.

Andere aandachtspunten

Uiteraard omvat de nieuwe wetgeving veel meer dan enkel een aantal boekhoudkundige verplichtingen. Zo zijn er een aantal extra administratieve verplichtingen. VZW’s moeten o.a.

• een intern VZW-dossier bijhouden,
• een intern reglement opmaken,
• nieuwe regels toepassen voor het benoemen en ontslaan van bestuurders
• introductie van een UBO register waarin de gegevens over de ‘uiteindelijke begunstigde’ dienen opgenomen te worden
• …

Meer informatie over al deze nieuwe verplichtingen vindt u in het boek ‘Nieuwe regels voor VZW’s’ van Steven Matheï

De nieuwe VZW-wetgeving en de applicaties van Infohos Solutions

De wijzigingen die de nieuwe VZW-wetgeving met zich meebrengen situeren zich voornamelijk op het vlak van samenstelling, structuur en administratie. Daarnaast moet u rekening houden met enkele extra boekhoudkundige verplichtingen.

Aan de applicaties van Infohos Solutions werden de nodige aanpassingen doorgevoerd zodat u als ziekenhuis over alle functionaliteiten beschikt om de nodige formaliteiten en boekhoudkundige registraties uit te voeren die worden opgelegd in de nieuwe wetgeving.